Profijt van arbobeleid

  1. Home 
  2. Oplossingen 
  3. Slimmer organiseren

Slimmer organiseren

Zorg verlenen kan altijd slimmer. In deze oplossing vind je een aantal mogelijkheden om slimmer te werken. Anders gezegd: om je werk of het werk in je team anders te organiseren. Je bereikt hetzelfde in minder tijd. Of je maakt keuzes, waardoor je meer doet in dezelfde tijd.

Wat levert het op?

  • Effectiever vergaderen, voldoende bezetting op de afdeling, voldoende vast personeel, tijdelijke krachten die goed ingewerkt zijn… het leidt allemaal tot meer werkplezier en minder werkdruk. Je creëert tijdsbesparing waardoor je meer toekomt aan werk waarvoor je aangenomen bent.

Tips

  • Stel je voor dat de helft van jullie werkoverleg afgeschaft zou worden. Welke overleggen en onderwerpen zou jij schrappen? En wat heb je dan nodig om toch nog een goed overleg te voeren? Is het nodig dat jij bij ieder (onderdeel van) overleg aanwezig bent? Wat is jouw rol in overleg? Bereid je het goed voor; doe je actief mee? Wil je weten hoe het overleg beter kan? Kijk dan in de checklijst overleg verbeteren (pdf, 88 K).
  • Een telefoontje, aflevering van spullen, een defect tilhulpmiddel, een collega van een ander team die een vraag heeft. Onverwachte zaken kunnen de werkdruk enorm hoog doen oplopen. Je hebt het gevoel dat je overal achteraan loopt. Er zijn teams die per dag(deel) afspreken wie er in eerste instantie reageert op onverwachte vragen. Door dat af te wisselen en duidelijke afspraken te maken kun je de werkdruk verdelen. Je geeft die taak uiteraard niet aan degene die het al veel te druk heeft.
  • Voorkom een onophoudelijke stroom van e-mails. Bijvoorbeeld door duidelijke afspraken te maken en dit communicatiemiddel gestructureerd te gebruiken kunnen leidinggevenden en werknemers vaak veel efficiënter e-mailen.

Voor leidinggevenden

  • Hoe gaan jullie om met aanvragen voor vakantie en de schoolvakanties? Kijk een bij tips voor vakantie als je denkt dat dit beter kan bij jullie.
  • Bij werken met tijdelijke krachten is het belangrijk dat je ze laat inwerken, aansturen en begeleiden.
  • Overweeg om zoveel mogelijk met een vast uitzendbureau te werken. Dit voorkomt dat medewerkers moeten werken met steeds wisselende uitzendkrachten. Een mogelijkheid is ook om afspraken te maken over een vaste pool van uitzendkrachten.
  • Werk binnen het uitzendbureau zoveel mogelijk met één vast aanspreekpunt.
  • Organiseer voor nieuwe uitzendkrachten een vaste coach die verantwoordelijk is voor inwerken en begeleiden.
  • Maak duidelijke afspraken met het uitzendbureau over informatievoorziening aan uitzendkrachten (pdf, 1 Mb). Denk bijvoorbeeld aan voorlichting en instructie, informatie over BHV en specifieke veiligheidsvoorschriften.
  • Bespreek in het werkoverleg welke taken de hoogste, hoge en minder hoge prioriteit hebben. Dat kan medewerkers ondersteunen in het maken van hun keuzes.
  • 'Hoe lager in de organisatie de verantwoordelijkheden hoe beter' luidt de stelregel. Hoe zit dat in jouw team? Welke mogelijkheden zijn er voor jouw medewerkers om zelf zaken te kunnen regelen? Kunnen ze zelf bepalen wanneer ze pauze opnemen, hoeveel invloed hebben ze op de roosters? En kunnen ze zelf hulp inroepen als er bijvoorbeeld iets kapot is? Vraag hierover zonodig bij P&O advies.

Voor P&O en arboprofessionals

  • Evenwicht tussen regelmogelijkheden (wat wil iemand) en regelcapaciteiten (wat kan iemand) vormt een belangrijke basis voor werkplezier. Een medewerker die niets mag heeft te weinig mogelijkheden om  problemen op te lossen. Een medewerker die juist alles zelf moet uitzoeken en behoefte heeft aan structuur, wordt belast met teveel verantwoordelijkheden. Onbalans belemmert werkplezier. Adviseer teams in de mogelijkheden die ze hebben om een balans aan te brengen. Er is een grens aan de werklast (kwalitatief en kwantitatief) die medewerkers aankunnen. Als de werklast groeit is het extra belangrijk de regelmogelijkheden mee te laten groeien. Dat voorkomt het risico van het ontstaan van ongezonde werkdruk en stress.

Voor medewerkers

  • Zie je aankomen dat er een capaciteitsprobleem ontstaat? Bespreek dan met je leidinggevende of er mogelijkheden zijn om tijdelijk extra personeel in te huren. Wacht niet tot het laatste moment, want dan is het extra lastig om tijdelijk personeel te krijgen en in te werken.
  • Verwacht je hulpmiddelen of meubilair nodig te hebben? Kaart dit dan tijdig aan bij je leidinggevende. Deze kan de verwachte kosten dan budgetteren.
  • Voor medewerkers die niet direct in de zorg staan (staf, ICT, P&O etc): Plan voor grote taken tijd in je agenda. Geef tijdens deze tijdblokken de telefoon aan een collega, zet je e-mail uit of lees hem niet en zoek een aparte ruimte waar je rustig kan werken. En maak aan het einde van een werkdag een planning voor je volgende dag.
  • Probeer bij meerdere taken tegelijk, telkens 1 taak helemaal af te ronden of je aandacht alleen op die ene taak te richten. Voorkom dat je constant met meerdere taken tegelijk bezig bent; dit kan een gevoel van werkdruk veroorzaken.
  • Vraag eens aan een ervaren collega die efficiënt werkt hoe hij/zij dat doet?

Kijk ook eens naar …..

Meer weten

  • De ervaringen met het verminderen van wachtlijsten en sneller stellen van de diagnose staat beschreven in het slimmer organiseren (pdf, 504 K), handboek sneller zorg voor jeugd. Hierin staan ook inspirerende praktijkvoorbeelden, zoals 'good is good enough', 'doe het werk van vandaag vandáág', 'diagnostiek in één week' en 'professionals en managers'.

Servicemenu